Koje procese
prvo automatizirati?

Prvo mjerite, nemojte nagađati

Proces koji je najnapornji rijetko je onaj koji uzima najviše vremena. Naporno se pamti, a ono što se radi po dvadeset puta dnevno po dvije minute ne pamti se uopće.

Dva tjedna neka svatko bilježi ponavljajuće zadatke: što, koliko često i otprilike koliko dugo. Gruba procjena je dovoljna — ne trebate točnost, trebate poredak. Takav popis često pokaže da najviše vremena ne odlazi tamo gdje ste očekivali.

Onda pomnožite. Petnaest minuta dnevno je oko šezdeset sati godišnje po osobi. Deset minuta tjedno je oko devet sati. Ta dva broja izgledaju slično dok ih ne izračunate, a razlikuju se sedmerostruko.

Četiri kriterija za rangiranje

1. Koliko sati godišnje troši. Učestalost puta trajanje. Ovo je jedini kriterij koji daje broj, i zato prvi.
2. Koliko je proces stabilan. Korak koji se mijenja svaki mjesec loš je prvi kandidat — automatizirat ćete ga i odmah prepravljati. Krenite od onoga što godinama izgleda isto.
3. Koliko su podaci uredni. Ako se isti kupac u tri sustava zove na tri načina, automatizacija neće to riješiti nego umnožiti. Sređivanje podataka ponekad je cijeli prvi projekt, i to je u redu.
4. Koliko košta pogreška. Krivo prepisana cijena na ponudi i krivo prepisana bilješka nisu isti rizik. Tamo gdje je pogreška skupa, automatizacija se isplati i pri manjem broju sati.

Rangirajte po prvom kriteriju, pa maknite sve što padne na drugom ili trećem. Ono što ostane na vrhu je vaš prvi projekt.

Što su dobri prvi kandidati

• Prepisivanje između dva sustava koji oba imaju izvoz. Ako podatak izlazi iz jednog i ulazi u drugi rukom, a oba imaju sučelje ili barem izvoz datoteke, to je najizravniji dobitak.
• Ponavljajući e-mailovi s istim tekstom i promjenjivim podacima. Potvrde, podsjetnici na dospijeće, obavijesti o statusu.
• Izvještaji koji se svaki tjedan ili mjesec slažu ručno iz istih izvora. Prepoznaju se po tome što ih uvijek radi ista osoba i uvijek ih odgađa.
• Prikupljanje podataka koje ide e-mailom pa se prepisuje. Obrazac koji piše izravno u sustav uklanja i prepisivanje i pogreške pri prepisivanju.
• Rokovi koje netko drži u glavi. Podsjetnik koji se okine sam jeftin je i uklanja tihi rizik.

Što ostaviti za kasnije

Procese s puno iznimaka, one u kojima netko mora prosuditi, i sve gdje je odgovor na pitanje „po kojem pravilu se to radi" — „ovisi". To se može automatizirati, ali tek nakon što se pravilo zapiše i pokaže da vrijedi. Ako pravilo ne postoji, prvi posao je dogovoriti ga, a to nije tehnički zadatak.

Kako izgleda prvi projekt

Odaberite jedan proces. Zapišite ga korak po korak, uključujući ono što se radi kad nešto ne štima. Dogovorite što znači da je posao gotov i po čemu ćete znati da radi ispravno. Zatim se povezuju postojeći alati, a za korake koje gotovi programi ne pokrivaju izradi se rješenje po mjeri.

Nakon puštanja u rad neko vrijeme radite oba načina usporedno i uspoređujete rezultat. Kad se poklope, stari se gasi. Taj period paralelnog rada djeluje kao gubitak vremena i jedini je pouzdan način da se izbjegne tiha pogreška.

Realno očekivanje

Prvi projekt rijetko donese najveću uštedu. Donosi nešto korisnije: pokaže gdje su vaši podaci neuredni, tko stvarno radi koji korak i koliko dugo traje dogovor o pravilu. Drugi projekt zato ide osjetno brže.

I računajte na doradu. Proces će se promijeniti — to nije znak da je nešto krivo napravljeno, nego da posao živi. Rješenje koje se ne može doraditi lošije je od onog koje je za nijansu jednostavnije, ali se dade mijenjati.