Welche Prozesse
zuerst automatisieren?

Zuerst messen, nicht raten

Der lästigste Prozess ist selten der, der am meisten Zeit kostet. Lästiges bleibt im Gedächtnis; etwas, das zwanzigmal am Tag zwei Minuten dauert, erinnert man gar nicht.

Lassen Sie zwei Wochen lang alle wiederkehrenden Aufgaben notieren: was, wie oft und ungefähr wie lange. Eine grobe Schätzung reicht — Sie brauchen keine Genauigkeit, Sie brauchen eine Reihenfolge. Eine solche Liste zeigt häufig, dass die meiste Zeit an anderer Stelle verloren geht als zunächst erwartet.

Dann multiplizieren. Fünfzehn Minuten am Tag sind rund sechzig Stunden im Jahr pro Person. Zehn Minuten in der Woche sind rund neun Stunden. Die beiden wirken ähnlich, bis Sie rechnen, und sie unterscheiden sich um das Siebenfache.

Vier Kriterien für die Rangfolge

1. Wie viele Stunden im Jahr es kostet. Häufigkeit mal Dauer. Das ist das einzige Kriterium, das eine Zahl liefert, deshalb steht es zuerst.
2. Wie stabil der Prozess ist. Ein Schritt, der sich jeden Monat ändert, ist ein schlechter erster Kandidat — Sie automatisieren ihn und arbeiten ihn sofort wieder um. Beginnen Sie mit dem, was seit Jahren gleich aussieht.
3. Wie geordnet die Daten sind. Wenn derselbe Kunde in drei Systemen dreierlei heißt, behebt Automatisierung das nicht, sie vervielfacht es. Das Aufräumen der Daten ist manchmal das ganze erste Projekt, und das ist in Ordnung.
4. Was ein Fehler kostet. Ein falsch eingetippter Preis auf einem Angebot und eine falsch eingetippte interne Notiz sind nicht dasselbe Risiko. Wo ein Fehler teuer ist, lohnt sich Automatisierung schon bei weniger Stunden.

Ordnen Sie nach dem ersten Kriterium, und streichen Sie dann alles, das am zweiten oder dritten scheitert. Was oben übrig bleibt, ist Ihr erstes Projekt.

Was einen guten ersten Kandidaten ausmacht

• Erneutes Eintippen zwischen zwei Systemen, die beide einen Export haben. Wenn eine Zahl das eine verlässt und von Hand ins andere geht, und beide eine Schnittstelle oder zumindest einen Dateiexport haben, ist das der direkteste Gewinn.
• Wiederkehrende E-Mails mit gleichem Text und wechselnden Angaben. Bestätigungen, Erinnerungen an Fälligkeiten, Statusmeldungen.
• Berichte, die jede Woche oder jeden Monat von Hand aus denselben Quellen zusammengestellt werden. Sie erkennen sie daran, dass immer dieselbe Person sie macht und sie immer aufschiebt.
• Datenerfassung, die per E-Mail ankommt und dann erneut eingetippt wird. Ein Formular, das direkt ins System schreibt, nimmt das erneute Eintippen und die dabei entstehenden Fehler weg.
• Fristen, die jemand im Kopf behält. Eine Erinnerung, die von selbst auslöst, ist günstig und nimmt ein stilles Risiko weg.

Was Sie später lassen

Prozesse mit vielen Ausnahmen, solche, bei denen jemand urteilen muss, und alles, bei dem die Antwort auf „nach welcher Regel geschieht das“ „kommt darauf an“ lautet. Die lassen sich automatisieren, aber erst, nachdem die Regel aufgeschrieben ist und sich als haltbar erwiesen hat. Gibt es keine Regel, ist die erste Aufgabe, eine zu vereinbaren, und das ist keine technische Aufgabe.

Wie das erste Projekt aussieht

Wählen Sie einen Prozess. Schreiben Sie ihn Schritt für Schritt auf, einschließlich dessen, was geschieht, wenn etwas falsch läuft. Vereinbaren Sie, was „fertig“ bedeutet und woran Sie erkennen, dass es korrekt arbeitet. Dann werden die vorhandenen Werkzeuge verbunden, und für die Schritte, die Standardsoftware nicht abdeckt, entsteht eine individuelle Lösung.

Nach dem Start lassen Sie eine Zeit lang beide Wege parallel laufen und vergleichen die Ergebnisse. Wenn sie übereinstimmen, wird der alte Weg abgeschaltet. Diese Parallelphase wirkt wie verschwendete Zeit und ist der einzige verlässliche Weg, einen stillen Fehler zu vermeiden.

Eine realistische Erwartung

Das erste Projekt bringt selten die größte Ersparnis. Es bringt etwas Nützlicheres: Es zeigt, wo Ihre Daten unordentlich sind, wer welchen Schritt wirklich macht und wie lange es dauert, eine Regel zu vereinbaren. Das zweite Projekt geht deshalb spürbar schneller.

Und planen Sie Nachjustierung ein. Der Prozess wird sich ändern — das ist kein Zeichen, dass etwas falsch gebaut wurde, sondern dass das Geschäft lebt. Eine Lösung, die sich nicht anpassen lässt, ist schlechter als eine, die etwas einfacher ist, aber angepasst werden kann.