Microsoft 365 ili
Google Workspace?

Prvo ono što nitko ne kaže: oba rade posao

Microsoft 365 i Google Workspace pokrivaju istu osnovu, i pokrivaju je dobro. Oba daju poslovni e-mail na vašoj domeni, zajednički kalendar, prostor za dokumente, videosastanke, istovremeno uređivanje istog dokumenta, upravljanje korisničkim računima, dvofaktorsku prijavu i rad na mobitelu.

Vaša tvrtka neće propasti ni uspjeti zbog ovog izbora. Zato ne preporučujemo usporedbu po popisu značajki — na tom popisu oba pobjeđuju. Prevagne nešto drugo.

Kada Microsoft 365 ima stvarnu prednost

• Posao vam živi u Excelu i Wordu. Za složene tablice, makronaredbe, cirkularna pisma i dokumente kod kojih je prijelom bitan, desktop Office je i dalje ispred. Ako netko u tvrtki ima tablicu koja je zapravo aplikacija, ovo je odlučujuće.
• Imate Windows okruženje. Windows serveri, domenska prijava, ili želja da se prijenosnicima upravlja centralno — pravila, šifriranje diska, udaljeno brisanje izgubljenog uređaja. Microsoftov alat za to je dio istog svijeta.
• Poslovni program traži Outlook ili Exchange. Dio ERP, knjigovodstvenih i CRM rješenja koja se koriste u Hrvatskoj integrira se prvenstveno s Microsoftovim sustavom. To provjerite kod svog dobavljača prije nego bilo što odlučite.
• Treba vam rad bez interneta. Desktop aplikacije rade offline i sinkroniziraju se poslije.

Kada Google Workspace ima stvarnu prednost

• Posao vam se odvija u pregledniku. Ako se dokumenti uglavnom pišu zajedno i rijetko ispisuju, Googleov način rada je izravniji, a istovremeno uređivanje je ondje starije i zrelije.
• Mali ste tim i želite manje administracije. Administratorsko sučelje je jednostavnije i nudi manje izbora, što je prednost kad nema nikoga tko bi te izbore razlučivao.
• Uređaji su izmiješani. Mac, Android, Chromebook i poneki Windows — Google ne pretpostavlja ništa o uređaju.
• Puno tražite po staroj pošti i dokumentima. Google Workspace ima snažno pretraživanje u Gmailu i Driveu, što može biti prednost timovima koji često traže staru poštu i dokumente.

Što u praksi doista odlučuje

Kad odluku svedemo na provjerljiva pitanja, ostane ih četiri.

1. Što imate u postojećim dokumentima. Tisuću običnih dokumenata seli se lako. Pedeset složenih Excel tablica s makronaredbama ne seli se lako ni u jednom smjeru — one same mogu odlučiti izbor.
2. Što traže vaši poslovni programi. Jedan telefonski poziv dobavljaču knjigovodstvenog ili ERP sustava vrijedi više od svake usporedne tablice na internetu.
3. Tko će time upravljati. Ako to radi vanjski partner, oba su izvediva. Ako će netko iznutra, birajte ono u čemu se taj netko snalazi.
4. Koje licence stvarno trebate. Ovdje se najviše troši bez potrebe. Oba sustava imaju razine, a rijetko svima u tvrtki treba ista. Ljudima koji koriste samo e-mail i kalendar ne treba isto što i onima koji svaki dan rade u desktop aplikacijama.

Što se najčešće previdi

Uz to, tri stvari koje se dogovaraju prije migracije, a ne poslije:

• Što se događa kad netko ode. Tko preuzima poštu, što biva s dokumentima, kako se pristup zatvara u jednom koraku. To je česta organizacijska rupa u manjim tvrtkama.
• Zajednički pretinci naspram grupa. Adrese poput info@ ili racuni@ rješavaju se drukčije u jednom i drugom sustavu, a razlika se osjeti svaki dan.
• Koliko dugo čuvate poštu i tko joj smije pristupiti. Postavlja se jednom, a vrijedi godinama.

Kako izgleda selidba

Migracija se planira tako da rad ne stane. Povijest pošte prenosi se prije prebacivanja, a sama promjena zapisa koji usmjeravaju poštu radi se u dogovoreno vrijeme, s pripremljenim povratkom ako nešto ne prođe kako treba. Kalendari, zajednički diskovi i adrese s više primatelja prenose se zasebno, jer se najčešće baš tu nešto izgubi.

Trajanje migracije ne određuje samo broj korisnika. Ovisi o količini i vrsti podataka, zajedničkim pretincima i diskovima, dozvolama, uređajima, poslovnim aplikacijama, DNS-u i stanju postojećeg okruženja. Zato se rok određuje nakon inventure i plana migracije, a ne samo prema broju korisnika.

Ako i dalje ne znate

Ako ne postoji jasan poslovni ili tehnički razlog za promjenu, ostanak na sustavu koji korisnici već poznaju često je jednostavniji i jeftiniji izbor. Prelazak na drugi sustav ima svoju cijenu u vremenu i u navikama, a razlika u mogućnostima nije dovoljno velika da je sama po sebi opravda. Mijenjajte kad postoji razlog koji možete izgovoriti u jednoj rečenici.