Microsoft 365 oder
Google Workspace?

Zuerst das, was niemand sagt: Beide erledigen die Aufgabe

Microsoft 365 und Google Workspace decken dasselbe ab — und das gut. Beide liefern geschäftliche E-Mail auf Ihrer eigenen Domain, einen gemeinsamen Kalender, Dokumentenspeicher, Videobesprechungen, gleichzeitiges Bearbeiten desselben Dokuments, Verwaltung von Benutzerkonten, Zwei-Faktor-Anmeldung und mobilen Zugriff.

Ihr Unternehmen wird an dieser Wahl nicht scheitern und nicht deswegen erfolgreich sein. Deshalb empfehlen wir keinen Vergleich nach Feature-Listen — auf dieser Liste gewinnen beide. Den Ausschlag gibt etwas anderes.

Wann Microsoft 365 einen echten Vorteil hat

• Ihre Arbeit lebt in Excel und Word. Für komplexe Tabellen, Makros, Serienbriefe und Dokumente, bei denen der Druckumbruch zählt, ist Desktop-Office weiterhin voraus. Wenn jemand im Unternehmen eine Tabelle pflegt, die eigentlich eine Anwendung ist, entscheidet das.
• Sie haben eine Windows-Umgebung. Windows-Server, Domänenanmeldung oder der Wunsch, Laptops zentral zu verwalten — Richtlinien, Festplattenverschlüsselung, Fernlöschen eines verlorenen Geräts. Microsofts Werkzeuge dafür gehören in dieselbe Welt.
• Ein Geschäftsprogramm verlangt Outlook oder Exchange. Manche ERP-, Buchhaltungs- und CRM-Systeme integrieren vor allem mit Microsoft. Klären Sie das bei Ihrem Anbieter, bevor Sie etwas anderes entscheiden.
• Sie müssen offline arbeiten. Desktop-Anwendungen funktionieren ohne Verbindung und synchronisieren danach.

Wann Google Workspace einen echten Vorteil hat

• Ihre Arbeit findet im Browser statt. Wenn Dokumente vor allem gemeinsam geschrieben und selten gedruckt werden, ist Googles Arbeitsweise direkter, und das gleichzeitige Bearbeiten ist dort älter und ausgereifter.
• Sie sind ein kleines Team und wollen weniger Administration. Die Admin-Konsole ist einfacher und bietet weniger Wahlmöglichkeiten — ein Vorteil, wenn niemand da ist, der diese Wahlmöglichkeiten abwägen soll.
• Die Geräte sind gemischt. Mac, Android, Chromebook und einzelne Windows-Rechner — Google setzt beim Gerät nichts voraus.
• Sie durchsuchen häufig alte E-Mails und Dokumente. Google Workspace bietet eine leistungsfähige Suche in Gmail und Drive, was für Teams hilfreich sein kann, die häufig ältere E-Mails und Dokumente suchen.

Was tatsächlich entscheidet

Auf prüfbare Fragen reduziert, bleiben vier.

1. Was in Ihren bestehenden Dokumenten steckt. Tausend gewöhnliche Dokumente lassen sich leicht übernehmen. Fünfzig komplexe Excel-Mappen mit Makros lassen sich in keine Richtung leicht übernehmen — sie allein können die Wahl entscheiden.
2. Was Ihre Geschäftssoftware verlangt. Ein Anruf bei Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-Anbieter ist mehr wert als jede Vergleichstabelle im Netz.
3. Wer das verwalten wird. Wenn ein externer Partner das tut, sind beide tragfähig. Wenn jemand intern das übernimmt, wählen Sie das System, das diese Person bereits kennt.
4. Welche Lizenzen Sie tatsächlich brauchen. Hier wird am häufigsten Geld verschwendet. Beide haben Stufen, und selten braucht jeder dieselbe. Wer nur E-Mail und Kalender nutzt, braucht nicht dasselbe wie diejenigen, die täglich in Desktop-Anwendungen arbeiten.

Was oft übersehen wird

Daneben drei Dinge, die Sie vor einer Migration klären sollten, nicht danach:

• Was passiert, wenn jemand geht. Wer die E-Mail übernimmt, was aus den Dokumenten wird, wie der Zugriff in einem Schritt geschlossen wird. Das ist eine häufige organisatorische Lücke in kleineren Unternehmen.
• Gemeinsame Postfächer gegenüber Gruppen. Adressen wie info@ oder buchhaltung@ werden in jedem System anders behandelt, und der Unterschied zeigt sich jeden Tag.
• Wie lange Sie E-Mail aufbewahren und wer darauf zugreifen darf. Einmal festgelegt, gilt das jahrelang.

Wie der Umzug aussieht

Eine Migration wird so geplant, dass die Arbeit nicht stehen bleibt. Der E-Mail-Verlauf wird vor dem Wechsel übertragen, und die Änderung der Einträge, die E-Mail weiterleiten, erfolgt zu einem vereinbarten Zeitpunkt, mit einem vorbereiteten Rückweg, falls etwas nicht wie vorgesehen läuft. Kalender, gemeinsame Laufwerke und Adressen mit mehreren Empfängern werden getrennt übertragen, weil dort meist etwas verloren geht.

Die Zahl der Nutzer allein bestimmt die Dauer einer Migration nicht. Entscheidend sind auch Datenmenge und Datentypen, gemeinsame Postfächer und Laufwerke, Berechtigungen, Geräte, Geschäftsanwendungen, DNS und der Zustand der bestehenden Umgebung. Der Zeitplan sollte deshalb erst nach einer Bestandsaufnahme und Migrationsplanung festgelegt werden.

Wenn Sie sich immer noch nicht entscheiden können

Gibt es keinen klaren geschäftlichen oder technischen Grund für einen Wechsel, ist das System, das Ihre Nutzer bereits kennen, häufig die einfachere und weniger disruptive Wahl. Der Wechsel zum anderen kostet Zeit und Gewohnheiten, und der Unterschied in den Möglichkeiten ist nicht groß genug, das allein zu rechtfertigen. Wechseln Sie, wenn Sie den Grund in einem Satz sagen können.